Rappel des fonctionnalités
La publication et la planification sont deux fonctionnalités disponibles sur les plateformes BusinessObjects.
La planification est une « routine » appliquée à un objet qui permet le rafraîchissement et l’envoi d’un document à la périodicité souhaitée. La planification directement liée à un objet n’est pas adaptée pour des envois en masse et/ou conditionnés.
La publication est un objet de la plateforme qui pourra également être planifié. Elle peut contenir plusieurs documents et conditionner les envois par destination avec des filtres par utilisateurs et/ou par valeurs de dimensions par exemple.
Le broadcast réalisé à l’aide de 360Cast, qui est un des outils de 360Suite, permet de remplacer ces 2 fonctionnalités par des tâches plus performantes et plus avancées.
Quelle que soit la fonctionnalité, 3 options principales définissent le contenu d’une génération.
Le Déclencheur, qui peut-être une récurrence, un calendrier voir un ordonnanceur externe dans le cas de 360Cast.
Le Format en sortie qui peut être directement le document ou bien un export du document principalement au format PDF ou Excel.
La Destination du document vers la plateforme BusinessObjects ou vers un envoi extérieur.
Voici un tableau de comparaison entre SAP BusinessObjects et 360Cast. Nous pouvons constater que 360Cast possède plus d’options :
Gestion des listes des destinataires
Dans le cas d’une publication ou d’une tâche 360Cast, on utilise une liste de destinataires (destinataires dynamiques).
Dans BO, on utilise un document WebI ou Crystal Reports comme liste de destinataires. La requête du document doit contenir les destinataires avec leurs filtres en correspondance. Attention, il y a quelques contraintes :
- Tout retraitement réalisé dans le document ne sera pas pris en compte, seul la requête compte.
- Dans une même publication, il est possible d’indiquer plusieurs filtres par destinataires plusieurs formats par document et plusieurs destinations pour l’ensemble.
- Lors d’une publication, le lien entre la liste de destinataires et le document se fait sur la requête.
Dans 360Cast, on peut utiliser des fichiers Excel (XLS(X)), des fichiers CSV, des requêtes SQL, des documents WebI ou Crystal et des listes « in-app » (BI4 seulement). Dans ces listes, on définit principalement les destinataires avec leurs filtres comme dans BO mais on peut également ajouter les informations de formats et de destinations et surtout mixer les informations comme-suit :
Dernier avantage par rapport à BusinessObjects dans le cas de listes de destinataires WebI ou Crystal : 360Cast analyse le contenu du premier bloc dans le document et non la requête. Il est donc tout à fait possible de retravailler les données directement dans le document.
Notre conseil :
Si la liste des destinataires est fournie au format Excel, nous vous conseillons de l’utiliser en source d’un document WebI.
En effet, dans le cas de BO il faudra penser à retravailler le fichier Excel en amont et pour 360Cast cela pourra être fait directement dans le document. 360Cast permet la création de listes de destinataires directement au format Excel mais le remplacement de ce fichier peut se faire uniquement depuis l’application 360Cast alors qu’il est plus facile de déléguer le remplacement si le fichier est sur la plateforme BusinessObjects.
Définition des filtres de génération
Pour BusinessObjects, cette étape se nomme la personnalisation. On définit, pour chaque document, quels champs du rapport doivent être filtrés par quels champs de la liste de destinataires.
La personnalisation va créer un filtre au niveau de chaque rapport du document semblable à l’exemple ci-dessous :
Pour les tâches 360Cast il est possible :
- De créer des filtres plus avancés.
- De reproduire les filtres identiques à ceux réalisés dans BusinessObjects.
- D’appliquer les valeurs des listes de destinataires au niveau des prompts (invites) là où BusinessObjects permet seulement une saisie manuelle.
- De filtrer les onglets (reports) d’un document pour ne pas envoyer l’ensemble.
- De filtrer votre liste de destination si vous souhaitez maintenir une seule liste de destinataires pour plusieurs tâches.
Pour réaliser ces filtres, vous pouvez utiliser les valeurs dans la liste de destinataires en dynamique ou vous pouvez également définir les valeurs en statique c’est-à-dire manuellement ou par fonction de date, exemple ci-dessous :
Performance de génération
BusinessObjects peut réaliser du Bursting pour les rapports Crystal et selon les versions de la plateforme le bursting des rapports WebI est plus ou moins optimal. Le contenu de la requête dans la liste de destinataires est déterminant sur le découpage de la publication (identifiant par lignes et tri des lignes).
Une publication commence par rafraîchir le document et réalise ensuite les filtres de la liste de destinataires (avec les options avancées résolutions de profils et méthode d’éclatement par défaut).
Avec 360Cast, il est possible de filtrer en amont avec les filtres d’invites (prompts). Le moteur identifie les différentes valeurs de filtres puis fait un seul rafraîchissement par valeur. Ce qui permet d’améliorer les performances sur de grosses volumétries ou pour éviter les limitations des requêtes Bex (BW).
Enfin, 360Cast met également à disposition une console d’administration des tâches où elles sont rangées par statut d’exécution :
La console d’administration permet :
- De relancer des tâches dont certaines générations ont échouées sans relancer les générations qui sont déjà parties.
- De visualiser les logs en temps réel pour vérifier la génération avec notamment chaque rafraîchissement par filtre et chaque envoi par destinataire.
Enfin 360Cast propose quelques options supplémentaires :
- lors de l’envoi selon le format délivré : mot de passe, délimiteur, concaténation, notifications, ….
- il est possible d’envoyer à la fois des rapports WebIntelligence et Crystal Reports.
- les nouvelles règles de livraisons, permettant de ne pas envoyer de rapports sans données, sont disponibles pour les publications et planifications depuis la BI4.2 SP5. Cette condition était déjà présente dans 360Cast avec plus d’options comme par exemple le regroupement des envois par destination ou par document.
Attention au fonctionnement du serveur 360Cast :
- Cocher toujours l’option « Exécution suivante en échec » pour les tâches récurrentes si cette option n’est pas cochée après un échec, les prochaines récurrences ne seront pas lancées.
- Une tâche ne peux pas être mise en suspend comme dans BusinessObjects, il faut repousser sa date de déclenchement ou passer temporairement en déclencheur externe.
- Si une tâche en attente n’a pas été lancée car le serveur était arrêté elle va être lancée dès le redémarrage de celui-ci, même si le timing n’est pas respecté. Il faut repousser la date de déclenchement.
- Si une tâche journalière est modifiée et que la date de prochain lancement reste la date du jour la tâche va automatiquement se lancer si l’heure est déjà passée.
Overview de l’interface 360Cast
CONCLUSION DE L’EXPERT
La fonctionnalité de planification peut facilement être accessible pour les utilisateurs, elle permet d’automatiser le rafraîchissement d’un document.
Si le besoin est plus avancé et que le rafraîchissement doit concerner plusieurs rapports et/ou des filtres dynamiques, la fonctionnalité de publication peut couvrir le besoin dans beaucoup de cas.
Par contre si les besoins d’envoi, de filtres et de performance sont plus spécifiques 360Cast Broadcast est une vraie solution de Bursting pour votre plateforme BusinessObjects. 360Cast peut aussi être une solution pour simplifier les listes de destinataires car elles sont beaucoup plus permissives.
Enfin, GB&Smith, partenaire de DeciVision, est un éditeur certifié par SAP avec un support efficace.
